Modèles de mails de relance de paiement

Un mail de relance de paiement change de ton selon le moment où il est envoyé : courtois avant l’échéance, ferme mais factuel après plusieurs relances restées sans réponse. Voici trois modèles à copier directement, adaptés à chaque étape du retard, avec les mentions légales à ne pas oublier.

Ce qu'il faut retenir

  • Avant l'échéance : un rappel préventif, ton neutre, aucune pression.
  • J+2 à J+8 : une première relance factuelle, qui rappelle la facture et demande une date de règlement.
  • Après plusieurs relances : un mail ferme, qui mentionne les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 €.
  • Les mentions légales (taux de pénalité, indemnité de 40 €) doivent figurer dans le mail dès qu'elle a un caractère de mise en demeure.
  • Un modèle standard ne remplace pas un ton adapté au client : personnalisez toujours le nom, le montant et l'historique de la relation.

Modèle 1 : relance préventive, avant l’échéance

À envoyer quelques jours avant la date de paiement, pour rappeler l’échéance sans donner l’impression d’anticiper un retard.

MODÈLE 1 · AVANT ÉCHÉANCE

Relance préventive

Objet : SITUATION DE COMPTE CLIENT

DATE : [date] Madame, Monsieur, Veuillez trouver ci-dessous l’état de vos factures ouvertes et non soldées dans nos livres, à la date du [date], pour un montant total de [montant de l’encours, échu et non échu]. Nous vous saurions gré de bien vouloir nous informer dans les plus brefs délais de tout litige ou raison pouvant s’opposer au règlement de ces factures. Vos contacts habituels et ceux mentionnés dans ce document sont à votre écoute pour toute demande de votre part. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées. Le service Comptabilité [libellé de votre société] [mail de contact et téléphone] [insérer un tableau avec les pièces de l’encours : numéro, date de facture, date d’échéance, montant, libellé]

Modèle 2 : première relance, après échéance

    À envoyer entre 2 et 8 jours après la date d’échéance, si aucun paiement n’a été reçu.

    MODÈLE 2 · J+2 À J+8

    Première relance

    Objet : RELANCE 1 – FACTURES EN RETARD DE PAIEMENT MONTANT A PAYER : [montant échu]

    Notre référence : [code client] / [libellé client] DATE : [date] Madame, Monsieur, Nous nous permettons de vous rappeler que votre compte client dans nos livres présente à ce jour un solde débiteur correspondant à des factures échues de [montant échu]. Vous trouverez ci-dessous le détail de ces factures qui n’ont pas encore été honorées. Les échéances étant dépassées, nous vous demandons de nous faire parvenir les règlements sous huitaine. Nous sommes persuadés qu’il s’agit d’un simple oubli de votre part. Si ces retards sont volontaires, nous vous saurions gré de bien vouloir nous informer dans les plus brefs délais des motifs s’opposant au règlement de ces factures. Dans le cas où votre règlement nous parviendrait avant réception de ce document, nous vous demandons de considérer ce mail comme nul et non avenu. Vos contacts habituels et ceux mentionnés dans ce document sont à votre écoute pour toute demande de votre part. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées. Le service Comptabilité [libellé de votre société] [mail de contact et téléphone] [insérer un tableau avec les pièces de l’encours échu : numéro, date de facture, date d’échéance, montant, libellé] Pour information, veuillez trouver ci-dessous les factures arrivant à échéance dans les prochaines semaines [insérer un tableau avec les pièces de l’encours non échu : numéro, date de facture, date d’échéance, montant, libellé]

    Modèle 3 : relance ferme, après plusieurs relances sans réponse

      À envoyer quand la facture reste impayée malgré une ou plusieurs relances précédentes. C’est ici que les mentions légales prennent leur place.

      MODÈLE 3 · SILENCE PERSISTANT

      Mise en demeure

      Objet : RELANCE – DEFAUT DE PAIEMENT / MISE EN DEMEURE MONTANT A PAYER : [montant échu]

      DATE : [date] Madame, Monsieur, Malgré nos relances de notre part, nous n'avons pas reçu le règlement concernant les factures listées dans le relevé de compte ci-après. En conséquence, nous vous mettons en demeure de régler par virement bancaire et avant le [date + 5 jours] le solde des factures échues, soit le montant de [montant]. A défaut de paiement dans le délai précité, nous serons dans l’obligation de remettre votre dossier à notre service contentieux avec pour mission de recouvrer nos créances par les moyens légaux appropriés. Conformément à l'article L441-10 du Code de commerce, des pénalités de retard sont exigibles de plein droit, au taux en vigueur, ainsi qu'une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, prévue par l'article D441-5 du même code. Dans l’attente de votre paiement libératoire, veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées. Le service Recouvrement [libellé de votre société] [mail de contact et téléphone] [insérer un tableau avec les pièces de l’encours échu : numéro, date de facture, date d’échéance, montant, libellé] Pour information, veuillez trouver ci-dessous les factures arrivant à échéance dans les prochaines semaines [insérer un tableau avec les pièces de l’encours non échu : numéro, date de facture, date d’échéance, montant, libellé]

      A lire aussi : Délais de paiement légaux B2B : calcul des pénalités et intérêts de retard

      3 erreurs qui annulent l’effet d’un mail de relance

       

      1. Envoyer le même modèle à chaque étape : Une relance ferme envoyée dès le premier jour de retard use la crédibilité du ton avant même d’en avoir besoin. Un client relancé trop fort trop tôt se braque, un client relancé trop mollement trop tard ne se sent jamais vraiment concerné.
      2. Oublier les mentions légales dans le mail de mise en demeure : Sans le taux de pénalité et l’indemnité forfaitaire de 40 €, le mail perd sa valeur d’avertissement formel et affaiblit votre position si le dossier va plus loin.
      3. Ne jamais varier le ton selon le client : Un grand compte récurrent et un nouveau client ponctuel ne se relancent pas de la même façon. Le mail type reste une base, pas un texte figé.

      Ce qu’un modèle de relance ne remplace pas

      Un modèle donne une structure, pas un suivi. Le vrai travail commence après l’envoi : savoir quel modèle envoyer à quel moment, à quel client, sans en oublier une seule. C’est là que la relance manuelle atteint vite ses limites, surtout dès que le nombre de factures en retard dépasse quelques dizaines par mois.

      A lire aussi : Comment automatiser la relance client en PME ?

      Automatiser l’envoi de ces relances

      CashNow envoie automatiquement le bon message au bon moment, selon un calendrier que vous paramétrez une fois. Le passage du ton courtois au ton ferme se fait sans intervention manuelle, avec les mentions légales et le calcul des pénalités intégrés directement dans le mail envoyé.

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      FAQ : Modèles de mails de relance de paiement

       

      Faut-il envoyer une lettre recommandée pour une simple relance ?

      Non, une lettre recommandée avec accusé de réception n’est nécessaire qu’à partir de la mise en demeure, quand vous voulez donner une valeur juridique formelle à votre démarche. Les relances précédentes peuvent être envoyées par email ou courrier simple.

      A partir de quand passer de la relance courtoise à la mise en demeure ?

      Il n’y a pas de règle unique, mais une progression sur 2 à 3 relances avant la mise en demeure est courante : un rappel préventif, une première relance après échéance, puis une relance ferme si le silence persiste au-delà de 30 à 45 jours de retard.

      Un mail de relance a-t-il une valeur juridique ?

      Une relance courante n’a pas de valeur juridique particulière. C’est la mise en demeure, avec ses mentions spécifiques et idéalement envoyée en recommandé, qui constitue une étape formelle pouvant être utilisée en cas de procédure ultérieure.

      Faut-il vraiment personnaliser chaque mail de relance ?

      Le fond du modèle peut rester identique, mais le nom, le montant, les dates et l’historique de la relation doivent toujours être exacts. Un mail visiblement générique, avec des champs mal remplis, perd en crédibilité et peut donner l’impression d’un envoi automatique sans suivi réel.

      Rédigé par :

      Charles Plasse

      Charles Plasse

      Co-fondateur et Directeur Associé de CashNow

      Charles Plasse est co-fondateur et Directeur Associé de CashNow, FinTech spécialisée dans la gestion du poste client et le recouvrement. Avant de créer CashNow en 2013, il a exercé pendant plusieurs années comme consultant Cash & Working Capital au sein de cabinets de référence, EY, Deloitte et Eight Advisory, aux côtés de grandes entreprises. Il accompagne aujourd’hui les PME et ETI dans l’optimisation de leur DSO et la structuration de leurs processus de recouvrement.

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